Ruurd erfgoedsoftware - Archief

Ruurd Wiersma Hūs zomerwand

Telapas Software
Mounewei 11
9111 HB Burdaard

T 0519 33 29 20

Ruurd clusters

Links

Relationeel Universeel Uitleen-, Registratie- en Documentatiesysteem
voor erfgoedinstellingen

De Archiefcluster binnen Ruurd biedt alle voor een archiefdienst benodigde functies voor het beheren, beschrijven en benutten van archieven, verzamelingen en topografisch-historische atlassen.
Ruurd kan alle bestaande software vervangen die deeloplossingen voor die drie functies bieden. In de database kunnen gegevens over archieven en collecties worden vastgelegd op vier niveau’s, te weten archiefblokken (toegangen), archiefbestanddelen (inventarisnummers), gedetailleerde archiefspecificaties (indexen, etc) en als vierde de vermeldingen van personen, bedrijven en andere organisaties.

De databasestructuur is mede gebaseerd op de internationale standaarden van de ICA. Deze gegevens zijn de basis voor zowel managementinformatie als publieksinformatie. Informatie kan direct worden gezocht in de archiefdatabase, maar ook via de Thesaurus.

Archiefvormers

Archiefvormers kunnen met hun onderlinge relaties worden vastgelegd. Dat kunnen hiėrarchische relaties zijn, maar ook relaties met voorgangers en opvolgers. De voorganger-opvolgers relaties zijn polyhiėrarchisch.

Inventariseren

Het gehele inventarisatieproces wordt ondersteund. Archiefbestanddelen kunnen eerst een voorlopig nummer worden gegeven en nadien een definitief nummer. Daarbij kan dan een concordans worden gemaakt.

Geļnventariseerde archieven en verzamelingen kunnen zowel op papier als op Internet worden gepubliceerd, inclusief allerlei statistische informatie.

Gefaseerde invoering

Het volledig benutten van alle mogelijkheden van Ruurd en het invoeren van de gegevens in de database kan jaren duren. Daarom is het systeem zo ontworpen, dat op korte termijn na de invoering reeds de belangrijkste informatie aan het publiek getoond kan worden. Daarbij kan voorlopig ook verwezen worden naar informatie buiten Ruurd.

Bezoekers

Het bezoekersdeel omvat een bezoekersregistratie en een aanvraag- en uitleensysteem. Dit is uit te breiden met een pasjessysteem voor de identificatie van de bezoeker bij de receptie en bij de werkstations. Iedere bezoeker kan zijn eigen historische gegevens over bezoeken en aanvragen opvragen.

Via een statistiekfunctie kan inzicht worden verkregen in de drukste dagen, de meest aanwezige bezoekers en de meest aangevraagde stukken.

Website

Met Ruurd kan de volledige inhoud voor een website worden gegenereerd. De archiefinventaris en de topografisch-historische atlas zijn via meerdere ingangen toegankelijk, o.a. per archiefvormer, per soort archief, per plaats, per trefwoord, per familienaam en per bedrijf of instelling.

Tussen de pagina's zijn er diverse hyperlinks waardoor eenvoudig door de informatie "gebrowsed" kan worden. En dat niet alleen binnen het archief en de thesaurus, maar ook met de bibliotheek en eventueel met het museum. Fotogalerijen kunnen worden getoond per collectie in de topografisch-historische atlas en per trefwoord.

Voorbeelden

  • Streekarchivariaat Noordoost-Friesland
    Het volledige archief en de bibliotheek zijn hier met Ruurd ontsloten. De stijl is aangepast aan de huisstijl van de website.
  • Stadsarchief Vlaardingen (zie Archieven en Collecties)
    Van dit archief staan de archievenoverzichten en enkele inventarissen op de gemeentelijke website. De stijl is aangepast aan de huisstijl van de gemeente.
  • Biesboschmuseum.
    Hier vindt u alle mogelijkheden van Ruurd. Dit museum heeft namelijk een uitgebreide bibliotheek en een klein streekarchief. Alle informatie op deze website is met (automatisch gegenereerde) hyperlinks aan elkaar gekoppeld.
  • Binnenkort verwacht:
    - Streekarchief voor het Land van Heusden en Altena.